Privacy Verklaring TennisClub Bargeres, Versie 1 dd 07/10/2019

Privacy Procedures TCBargeres.

Basisprincipes

Privacy
Privacy is simpel gezegd het recht om met rust gelaten te worden. Onderdeel ervan is de bescherming van persoonsgegevens: er zijn wettelijke regels voor de omgang
met informatieover een persoon. In dit document is vastgelegd welke gegevens de vereniging TCBargeres verwerkt en bewaart.

Wat is een ‘persoonsgegeven’ ?
Een persoonsgegeven is elk gegeven over een levende en identificeerbare persoon, dat wil zeggen: direct of indirect herleidbaar tot een individu. Een paar traditionele
voorbeelden van persoonsgegevens zijn een voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer of een teamfoto. De persoon op wie een gegeven betrekking heeft, noem
je de ‘betrokkene’.

Wanneer ‘verwerk’ je persoonsgegevens?
Ook het begrip ‘verwerken’ is zeer breed. Iedere handeling met een persoonsgegeven is in de praktijk een verwerking. Denk dus aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen of aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van persoonsgegevens.

Wanneer mag je als vereniging persoonsgegevens verwerken?
Je mag persoonsgegevens volgens de wet alleen verwerken voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Dit doel bij TCB is: “Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de vereniging en haar leden”.  De consequentie is dat als een betrokkene dergelijke persoonsgegevens niet verstrekt en niet akkoord gaat met de verwerkingen hij of zij geen lid kan worden van TCBargeres.

TCBargeres en KNLTB

Een lid van TennisClubBargeres is automatisch lid van de KNLTB. Bij aanmelding als lid wordt dit gemeld aan het nieuwe lid op het inschrijvingsformulier en mondeling uitgelegd.
Voor de privacy procedures van de KNLTB verwijzen wij naar deze bond. Wij hebben een aantal buitengewone leden, de zogenaamde “extra vrijwilligers” bij TCB. Deze leden zijn geen lid van de KNLTB.

Ledenadministratie

In de ledenadministratie worden de volgende gegevens bewaard: Voor- en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer(s),
e-mailadres, lidnummer, speelsterkte, bankrekeningnummer, contributiehistorie. De ledenadministratie houdt daartoe een ledenlijst actueel.

Inzage in deze complete ledenlijst hebben de penningmeester, de ledenadministratie en de financiële administratie om hun respectievelijke functies te kunnen uitoefenen.  Bestuursleden hebben toegang tot alle gegevens, exclusief bankgegevens en contributiehistorie om hun respectievelijke functies te kunnen uitoefenen.

De ledenlijst is voor alle leden beschikbaar in het afgeschermde gedeelte van de website; daarin zijn alleen voor- en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum,
telefoonnummer(s), lidnummer en speelsterkte zichtbaar. Aanpassingen kunnen alleen gedaan worden door de ledenadministratie na opgave door het lid zelf of een bestuurslid.

Van oud leden worden alleen bewaard: Voor- en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer(s) e-mailadres, lidnummer. De ledenadministratie houdt deze lijst niet actueel. Inzage in deze lijst heeft alleen de ledenadministratie. De gegevens worden na 7 jaar verwijderd.

Geen van bovenstaande gegevens wordt met derden, zoals sponsoren, gedeeld.

Contributie

Voor het innen van de contributie wordt gebruik gemaakt van Knltb.collect waar IBAN, N.A.W. en telefoon-gegevens voor gebruikt worden. Voor de privacy procedures van de KNLTB verwijzen wij naar deze bond. Van TCBargeres hebben alleen de ledenadministratie, de financiële administratie en de penningmeester toegang.

Financiële administratie

Voor financiële administratie wordt gebruikt gemaakt van de Exact Online. Voor de privacy procedures van de Exact verwijzen wij naar de website van Exact. Alleen de penningmeester en de financiële administratie hebben hier toegang.

Website

Op het openbare deel van de website staan de namen en telefoonnummers van de bestuursleden en van de leden van de verschillende commissies. Deze zijn zichtbaar voor iedereen met belangstelling voor onze mooie tennisclub. Onze website gebruikt cookies voor dataverkeeranalyse en om een juiste werking te garanderen. Er worden geen naar individuen herleidbare analyses gemaakt (zie verderop in dit document voor een nadere toelichting).

Nieuwsbrief

Alle leden krijgen periodiek de nieuwsbrief; naast clubinformatie wordt daar ook incidenteel sponsorinformatie gedeeld. Leden kunnen zich eenvoudig af- en aanmelden middels het "MijnTCB" gedeelte op de site.

Het bestuurslid, belast met de nieuwsbrief, haalt deze actuele lijst van een afgeschermd deel van de website.

Barcommissie

De barcommissie houdt een lijst met (bar-)vrijwilligers bij. Deze mensen hebben zich opgegeven en worden over hun diensten en aanverwante zaken geïnformeerd door
een lid van deze commissie. Hij of zij houdt een lijst bij met N.A.W. gegevens en hun voorkeuren voor bepaalde diensten van alle vrijwilligers. Dit wordt bij aanmelding voor de bardiensten aan de vrijwilliger gemeld. De lijst is ook beschikbaar in het clubhuis om onderling bardiensten te kunnen ruilen.

Open toernooien

Diverse commissies organiseren open toernooien voor leden en niet-leden. Aan de hand van de inschrijvingen worden deelnemerslijsten gemaakt die voor PR
doeleinden ten behoeve van volgende toernooien 2 jaar worden bewaard. Dit wordt bij het inschrijven vermeld en er kan bezwaar worden gemaakt. Een
dergelijk bezwaar wordt altijd gehonoreerd. Inschrijving voor open toernooien wordt geregeld via toernooi.nl, een door de KNLTB gesteunde organisatie. Voor het privacyreglement van de KNLTB verwijzen wij naar deze bond.

Toegang tot deze informatie hebben de leden van de betreffende organiserende commissie en (in principe) de bestuursleden.

Beeldmateriaal en sociale media

Tijdens evenementen worden foto’s en video’s gemaakt voor plaatsing op de website en social media. Bij aanmelding voor een evenement staat dit op alle aankondigingen aangegeven en dat betrokkene hier bezwaar tegen kan maken. Uteraard wordt een bezwaar altijd gehonoreerd. De organiserende commissie’s houden een lijst van bezwaarmakers bij om onbedoelde publicatie van beeldmateriaal te voorkomen.

Vrijwilligers

TCB is georganiseerd in commissies onder verantwoordelijkheid van individuele bestuursleden als commissievoorzitter. Iedere commissievoorzitter zorgt ervoor dat de leden van zijn of haar commissie de inhoud van dit reglement kennen en er naar handelen. De vereniging is als verantwoordelijke namelijk verplicht om te bewaken dat vrijwilligers persoonsgegevens verwerken op de wijze zoals de vereniging voorschrijft. Indien een vrijwilliger stopt wordt de toegang tot informatie beëindigd en worden alle persoonsgegevens teruggegeven, en waar nodig gewist van privéapparatuur van de vrijwilliger.

Talent-monitoring

De technische commissie (TC) monitort de talenten van TCB. Hiermee wordt de prestatieontwikkeling en toekomstverwachting per talent geëvalueerd en vastgelegd.
Inzage hebben de talenten en hun ouders in de eigen gegevens en betrokken bestuursleden en de hoofdtrainer in het geheel. Hiervoor wordt schriftelijk geïnformeerde toestemming van de betrokkene gevraagd. Is een talent jonger dan 16 jaar? Dan wordt aan een ouder of wettelijk vertegenwoordiger van het kind geïnformeerde toestemming gevraagd. De formulieren worden door de TC opgeslagen en, nadat betrokkene uit TCBargeres is vertrokken, vernietigd.

Toelichting:
“Geïnformeerde” toestemming betekent dat je goed uitlegt welke gegevens je verzamelt, voor welke doeleinden je dat doet, en dat je duidelijk vermeldt dat een talent zijn toestemming op ieder moment mag intrekken.

De vertrouwenscommissie

De leden van deze commissie behandelen klachten van leden vertrouwelijk en delen de informatie alleen met (bestuurs-)leden na uitdrukkelijke toestemming van het klagende lid.

De tennisschool

TCB werkt samen met een externe Tennisschool voor het verzorgen van tennislessen. Leden geven zich zelfstandig op voor lessen. Voor het betreffende privacyregelement verwijzen we naar Tennisschool Koning.

IT dienstverlening

Onze IT dienstverlener is CDM-IT; met dit bedrijf hebben een verwerkingsovereenkomst afgesloten waarin is vastgelegd dat de CDM-IT zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat. Gevoelige gegevens zoals bankrekeningen en contributiehistorie worden niet in enige database opgeslagen. Een specifieke toelichting over het gebruik van cookies voor de website aan de hand van de wettelijke bepalingen:

- De cookies zijn technisch noodzakelijk om elektronische communicatie mogelijk te maken;
- De cookies zijn nodig om een door de gebruiker gevraagde dienst te leveren;

- De cookies zijn bedoeld om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website.

In de praktijk betekent dit dat je vrijwel alle technisch noodzakelijke cookies en kwaliteits- of effectiviteitscookies mag plaatsen, zolang dit plaatsvindt binnen het eigen domein van de vereniging.

Informatie, bezwaar

- Leden hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit, en het recht van verzet tegen een bepaalde verwerking.
- Leden kunnen dit recht bij het bestuur en bij de ledenadministratie claimen.
- Het bestuur zal dit te allen tijde pogen te honoreren. Indien het niet mogelijk is het bezwaar te honoreren zal aan betrokkene voorgesteld worden het lidmaatschap te beëindigen, onder restitutie van eventueel al betaalde gelden voor het lopende jaar.

- Iedere lid heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens nadat er alles aan gedaan is om samen met het bestuur tot een vergelijk te komen.

Opgesteld en goedgekeurd te Emmen 15 september 2019

Het bestuur van TC Bargeres
Namens dezen
H.J. de Reus ,
Voorzitter

H. Stenger-Ekens,

Secretaris